¿Cómo archivo mis papeles? (I)


Es muy común encontrarnos en el día a día con innumerables documentos procedentes de todas y cada una de las gestiones que realizamos. Ya sean facturas, recibos, certificados, seguros…. Todo se realiza a base de emitir y gestionar papeles, papeles y más papeles por todas partes y claro… ¿Qué hacemos con todos ellos?

En estas líneas no vamos a organizar todos tus papeles, pero vamos a darte una información muy útil sobre algunas de las fórmulas más comunes que te van a ayudar a tenerlo todo bajo control.

Hoy día existen multitud de soluciones de archivo para documentos, todas ellas muy eficaces en función del tipo de papel o de nuestra necesidad de archivo. Cada una nos aporta una fórmula específica para la organización de nuestros papeles. A continuación, te detallamos las más populares. Empecemos.

Archivadores de palanca Se trata de carpetas de anillas -generalmente dos anillas- con un mecanismo en forma de palanca -de ahí su nombre- que nos permite abrir y cerrar con facilidad las anillas. Nos aportan una forma fácil y muy práctica para guardar hasta 500 hojas en una sola carpeta de anillas. Para ello, como es lógico, las hojas han de contar con los correspondientes taladros. Una vez archivado, podemos acceder a los documentos pasando páginas y podemos extraer cualquiera de ellos sin romper el orden de todos los demás. Existen básicamente dos tamaños de lomo: lomo ancho (70 mm) y lomo estrecho (45 mm), así como diversas variedades en los acabados como el archivador clásico jaspeado negro, jaspeado gris, archivadores de colores diversos, con portada personalizable… generalmente los encontraremos en formato folio o A4 natural -vertical- aunque también están disponibles en apaisado o en formatos más pequeños como el DIN A-5 o más grandes como el DIN A-3.

También podemos encontrar opciones más “específicas” como el archivador de doble palanca, que incluye dos mecanismos en un solo archivador y que es especialmente útil para el archivo de hasta 1.000 documentos tamaño A-5 apaisado en un solo archivador tamaño folio. Otras características de algunos archivadores de palanca son por ejemplo que cuentan con rado en la portada, para evitar que se abran una vez colocados en nuestra estantería, con ollado en el lomo para tirar cómodamente de ellos hacia nosotros, o con tarjetero -extraíble o no- en el lomo para rotular e identificar fácilmente el contenido.

Carpetas de anillas Las carpetas de anillas podemos decir que son las hermanas pequeñas de los archivadores de palanca, aunque en realidad, las encontramos en los mismos tamaños (o incluso en más variedad de tamaños) que sus “hermanos mayores”. Normalmente se suelen usar de 4 o de 2 anillas, aunque existen también en formatos menos usuales de 11 o de 16 anillas para usos especiales como, por ejemplo, recambios para contabilidad o agendas. Los tamaños de anillas más utilizados son las carpetas de anillas de 25 mm y las carpetas de anillas de 40 mm aunque hay muchos más tamaños de anilla en el mercado. Así mismo, las podemos encontrar en innumerables colores y acabados, pudiendo ser de plástico liso, plástico traslúcido, propyglass o cartón. En cuanto a los tipos, la variedad de posibilidades es casi infinita ya que, además de las carpetas de anillas tradicionales, disponemos de carpetas de anillas con recambio (incluyen 100 hojas), carpetas de anillas “on the go” (con bolsillo en la contraportada para incluir documentos y cierre mediante goma vertical) carpetas de anillas con cremallera (para transportarlas completamente cerradas y evitar así la pérdida o extravío de los documentos, y por último, las carpetas de anillas personalizables (con bolsa y portada en lomo para introducir la personalización) más conocidas como carpetas canguro.

Módulos Archivadores También llamados “Box de archivadores”. Estamos hablando de conjuntos de archivadores agrupados e introducidos en una caja o box que los soporta en la estantería. Normalmente son Box de 2, 3 o 4 archivadores, pudiendo ser estos de lomo ancho o de lomo estrecho. Como es de esperar, también hay diferentes colores y acabados para elegir ya que se trata de archivadores.

Archivadores decorativos o “Premier” Los archivadores premier están pensados para decorar nuestras estanterías a la par que contienen documentos. Están diseñados imitando libros de encuadernación elegante y sobria, con lomos redondeados o imitando materiales nobles como la madera o incluso, incluyendo leyendas en letras doradas. Están disponibles en formato archivador, revisteros, cofres para documentos, álbumes de fotos o prácticas cajas-libro.

Continua…  

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