¿Cómo archivo mis papeles? (III)


¿Quieres leer la primera y segunda parte de este artículo? Dossiers ¿Tienes que trasladar o presentar un documento de unas pocas hojas? En ese caso, un dossier puede ser una buena idea. Es algo tan sencillo como una portada transparente, una contraportada opaca y un mecanismo para sujetar las hojas (con o sin necesidad de taladrarlas). En general los hay de dos tipos: dossiers con fástener o dossiers con clip. En el primer caso, necesitaremos realizar dos taladros a las hojas para introducirlas en el fástener, que puede ser de plástico o metálico, y en el segundo caso, será el clip quien sujete las hojas por presión. El material de los dossiers suele ser polipropileno de diferentes calidades y también disponemos de diferentes colores para elegir. En definitiva, el dossier se muestra a todas luces como una solución sencilla y práctica. Archivo definitivo. En España, según la ley 58/2003 y el Código de Comercio, ciertos documentos han de ser conservados durante cierto tiempo. Para ello, se hacen especialmente interesantes las soluciones de archivo definitivo. Inicialmente se trata de cajas de cartón ondulado blanco de fácil montaje y de gran capacidad conocidas comúnmente como Definiclas. Los tamaños estándar son el folio, folio prolongado, ordenador y cuartilla. Cada uno de ellos pensado para contener documentos de este tipo incluso dentro de sus propias subcarpetas ya que cuentan con un dimensionamiento extra para ello. Alrededor de este concepto se han desarrollado una gran cantidad de soluciones con acabados de todo tipo como, por ejemplo, contenedores para varias cajas de archivo definitivo, archivo definitivo para CD o DVD’s, containers para archivadores, contenedores para envío, estuches para archivadores o cajas de transferencia El proceso natural sería extraer los documentos de los archivadores de palanca o carpetas de anillas que hemos estado utilizando, ordenarlos dentro de subcarpetas de cartulina y guardarlos dentro de las cajas de archivo definitivo. Cajas de almacenamiento Como su propio nombre indica, están diseñadas especialmente para el almacenamiento y a diferencia de las cajas de archivo definitivo, las cajas de almacenamiento pueden soportar mucho mejor el manipulado y el uso más recurrente ya que suelen estar fabricadas en resistente fibra de cartón con superficie plastificada, con sólidas asas para su transporte. También pueden contar con tarjetero personalizable para el control del contenido. Accesorios de archivo Son infinidad los accesorios disponibles en el mercado para facilitar o personalizar la forma en la que archivamos nuestros documentos. Los más destacados son los siguientes: Los índices y separadores son conjuntos de hojas de cartulina o plástico con pestañas que sobresalen del formato estándar y que se colocan en los archivadores de palanca o carpetas de anillas para poder clasificar los documentos colocados entre ellas. Las hay que simplemente separan por colores, por orden alfabético, por meses (del 1 al 12), por días del mes (del 1 al 31) y también personalizables por el usuario al gusto. También existen pestañas reposicionables autoadhesivas que facilitan una clasificación de los documentos aún más personal pudiendo subdividir los diferentes apartados. Los fástener nos sirven para sujetar directamente documentación previamente perforada. Constan de 2 piezas (macho y hembra) y su capacidad es variable pudiendo contener hasta 300 hojas aproximadamente con garantías de buena sujeción. Hay fástener metálicos, fástener de plástico y fástener de plástico autoadhesivos para colocar dentro de carpetas. Las tiras multitaladro son tiras autoadhesivas con perforación universal de taladros. Sirven para guardar documentos sin perforar como catálogos, prospectos, fotografías y dibujos en archivadores de palanca y carpetas de anillas. No hace falta decir que las fundas de plástico nos permiten, además de archivar nuestros documentos en carpetas de anillas sin hacerles taladros, protegerlos del desgaste por el uso. Son transparentes, incluyen los taladros y están disponibles habitualmente en tamaño A4, folio y A3, aunque también hay unas especiales llamadas fundas porta planos que tienen tamaño A4 incluidos los taladros y con la “boca” en corte diagonal para facilitar la introducción de los planos. Existen también las llamadas Fundas Clasificatorias, llamadas así porque incorporan en su borde derecho índices multicolores y etiquetas de cartulina para su personalización. Cabe mencionar más fundas especiales como por ejemplo las fundas con solapa tipo sobre, fundas Geode (para carpetas de fundas extraíbles), fundas con pestañas, fundas para CD’s o DVD’s, fundas para monedas y billetes, fundas para fotos, fundas portadocumentos, fundas con fuelle, fundas para tarjetas… en fin, hay una funda para cada necesidad. Si necesitas conocer más sobre todos los sistemas de archivo, contacta con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte en la, a veces, difícil tarea de mantener todo en orden.

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